Con los recientes acontecimientos provocados por el coronavirus muchos de vosotros os habreis visto obligados a empezar a trabajar desde casa o habeis solicitado esta opción en vuestras empresas, pero para otros esta es nuestra realidad dia a dia desde hace algunos años ya.
No es ningún secreto que en otros paises europeos el teletrabajo está mucho más extendido que en España, aqui se estima que únicamente entorno al 4% trabaja en esta modalidad según datos de la última la Encuesta de Población Activa del Instituto Nacional de Estadística, por lo que intentar hacer que este porcentaje suba drasticamente en poco tiempo puede ser un problema si no se ha probado antes.
Una cosa que he aprendido en este tiempo que llevo trabajando completamente en remoto es que no hay una regla de oro que funcione para todos. Si bien hay ciertar herramientas que ayudan mucho en este proceso al final es cada empresa la que tiene que adaptarlo a su forma interna, ya que no todas son iguales ni sus trabajadores son los mismos. Asi que si en estos dias estas leyendo mucho sobre el tema y ves que no todo acaba de cuadrar con tu forma de trabajo, no te preocupes, simplemente adaptalo a tus necesidades.
Tabla de contenido
¿Que no es el teletrabajo?
Está claro que el teletrabajo es trabajar en un sitio que no es la tipica oficina central de la empresa, sino hacerlo desde cualquier otro sitio, ya sea el hogar de cada trabajador, un centro de trabajo compartido (coworking) o una cafeteria.
Trabajar en remoto no es estar en pijama en casa viendo la tele, y este por desgracia ha sido el pensamiento durante mucho tiempo que ha provocado que la tasa de trabajadores beneficiandose de esta modalidad sea tan baja en España. Si piensas que tus trabajadores no van a rendir lo mismo por estar en su casa o en cualquier otro sitio, tengo una mala noticia para ti, tampoco rendian estando en la oficina, a excepción de que estuvieras con el latigo todo el dia. El que no quiere trabajar no trabajan aún estando en una oficina, el famoso presentismo laboral. Simplemente estar en la oficina no significa que se esté trabajando.
Asi que no, teletrabajar no es estar de vacaciones en casa esperando que pasen las horas. Se puede hacer exactamente lo mismo que estando en la tipica oficina pero con los beneficios de permitir la conciliacion familiar y evitar a los trabajadores horrorosos atascos y desplazamietnos.
La filosofia de trabajar en remoto
Visto lo anterior ya deberias ver que el problema no es trabajar desde casa o desde cualquier otro punto sino como se organiza todo. La mayoria de empresas se han quedado anticuadas en este aspecto, trabajar desde casa o desde la oficina deberia ser exactamente el mismo proceso sin importar la ubicación, los recursos deben estar disponibles, el trabajo medido, todo exactamente igual.
Pero claro, si no nos hemos molestado en transformar digitalmente nuestras empresas es imposible sumergirse a trabajar en remoto de un dia para otro. Asi que antes de empezar a ver herramientas hay que ver como organizar todos esos procesos del dia a dia.
Vale, entonces ¿por donde empiezo?
Piensa en el dia a dia en la oficina y que tareas se estan realizando, especialmente aquellas que se basan en la interacción humana fisica. Exacto, lo primero que se nos viene a la mente son las reuniones o charlas para preparar un proyecto, lo más básico cuando de trabajar en equipo se trata. Soluciones de esto hay infinitas, desde aplicaciones de mensajeria a videollamadas, te da igual estar en la misma habitación o a 5000 km.
Lo ideal es disponer de un manual donde se describe como debe ser la interacción, este documento como cualquier otro recurso tiene que estar compartido para que cualquier persona que dude en como hacer algo pueda consultarlo facilmente.
Tienes que pensar que se trata de llevar el dia a dia al mundo digital. Piensa por ejemplo que estas en la oficina y alguien se va a por un café o a comer, si vas a buscarlo a su puesto enseguida ves que no está por lo que te toca esperar a que vuelva, al no vernos fisicamente una buena costumbre es avisar cuando te ausentes de tu puesto, por ejemplo en el chat general de grupo decir que vas a por un café. No te tomes esto como si te estuvieran controlando en todo momento, simplemente saber que alguien no está y por eso no contesta ayuda a reducir el estres por desconocimiento.
Teniendo esto en mente solo tienes que empezar a darle forma y para eso existen multitud de herramientas que harán tu dia a dia más facil.
¿Que herramientas uso?
Con todo esto aclarado vamos a ver una serie de herramientas que van a hacer que todo esté organizado, ya sea trabajando a en la misma oficina o a distancia.
Slack: Posiblemente la que sea la aplicación de mensajeria por excelencia si le preguntas a alguien en los ultimos tiempos. Además de permitirte hablar mediante mensajes directos a una persona o grupo de personas, puedes crear canales de conversación de un tema determinado. De este modo la información se puede organizar y segmentar por proyecto, equipo o asunto haciendo que la información llegue a quien tenga que llegar.
Cuenta con una version gratuita y otra de pago. Además cuenta con infinidad de extensiones como pueden ser drive, dropbox, salesforce, etc… Yo por ejemplo tengo configurada una extensión que hace una monitorización constante de los sitios web que administro de forma que si alguno está caido me avisa mediante una notificaión. Incluso puedes crear tus propias integraciones por lo que las posibilidades son realmente ilimitadas
Toggl: Es una aplicación para llevar el control del tiempo que se destina a cada tarea. Añadiendo los diferentes proyectos en los que trabajas para cada cliente puedes registrar el tiempo trabajado. Con esto puedes sacar estadisticas e informes bastante detallados para asi asegurarte que no dedicas más tiempo del que deberias a un proyecto o tarea en particular. Es tan sencillo como poner en marcha el temporizador cuando empiezas a trabajar y pararlo una vez has terminado. Si al principio te cuesta recordar ponerlo en marcha no te preocupes, puedes registrar el tiempo después o modificarlo si lo activas cuando ya llevas un rato
Al igual que Slack, Toggl cuenta con una versión gratuita y una de pago. Además cuenta con infinitas integraciones para facilitarte la vida
Bitwarden: Es un servicio de administración de contraseñas. ¿Necesitas compartir una contraseña con tu equipo? Olvidate de mandar los datos para que cualquiera pueda acceder, con Bitwarden puedes almacenar tus contraseñas y compartirlas con tu organización. Cuenta con un generador propio de contraseñas de forma que generes claves seguras, de esas con un montón de numeros, simbolos y cosas raras. Olvidate de tus contraseñas de una vez por todas.
Y es totalmente gratuito, no una prueba gratis que luego tienes que pagar, gratis gratis. Cuenta con extensiones para los navegadores, por los que con un simple click tendrás acceso a los datos.
Google Drive: Si tienes una cuenta de Google seguro lo conozcas. Hasta 15GB para almacenar documentos y organizarlos según necesites. Es ideal para gestionar toda es información ya que te permite segmentar con quien quieres compartir cada recurso.
Volviendo a lo que comentaba antes, piensa que si documentas los procesos no vas a tener que explicar una y otra vez lo mismo, puedes delegar y estar tranquilo de que la información necesaria esta descrita y facilmente accesible por todo aquel que la necesite. Además como hemos visto se puede integrar con otras herramientas como slack.
Trello: Es una herramienta para la organización de proeyctos mediante el uso de tarjetas que puedes ir moviendo entre columnas. Gracias al uso de diferentes tableros puedes tener todo organizado de la forma que mejor necesites, ya sea por cliente, equipo o cualquier otra clasificación. Lo puedes usar al estilo de KANBAN e ir moviendo tarjetas desde listo para trabajar hasta hecho.
Nos permite añadir información detallada en cada tarjeta además de archivos, incluso permite comentarios en cada tarjeta lo que ayuda a la organización. Puedes dejar un comentario con alguan actualización sobre esa tarea y asi te aseguras que cualquiera que vaya a trabajar en ella tiene acceso y está informado al respecto.
Al tratarse de una aplicación web te aseguras de que siempre esté sincronizado accedas desde donde accedas.
Todo depende de ti
Como puedes ver por falta de herramientas no es, hay infinidad de ellas. Yo aqui solo he listado esas cinco porque son las que más uso en mi dia a dia y con eso puedo llevar una gestión de todo sin pasar nada por alto. Que yo use estas no quiere decir que las tengas que usar tu tambien, todo depende de tus necesidades especificas ya que puede que no necesites todas estas o quieras usar algunas diferentes que se adapten mejor a tu forma de trabajar, lo importante es que todo el equipo use las mismas.
Si aún no has empezado a utilizar ninguna de estas soluciones no te preocupes, no es tarde. Te recomiendo que vayas incluyendolas progresivamente para acostumbrarte a su uso y detectar posibles fallos en el flujo de trabajo. Recuerda que lo importante es acabar trabajando de igual forma estés donde estés
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